Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

ARCA SYSTEMS S.A.S., NIT 901.406.932-1, con domicilio en la Calle 78B # 116-80, Bogotá D.C., Colombia. Teléfono: +57 313 830 5647. Correo: info@arca-systems.com. Sitio web: www.arca-systems.com.

2. Marco legal y alcance

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen. Se aplica a los datos personales de clientes, prospectos, proveedores, empleados y visitantes que Arca Systems recoge por su sitio web, formularios, chat, WhatsApp, correo, teléfono o en persona.

3. Definiciones

Dato personal: cualquier información vinculada a una persona natural identificada o identificable.
Titular: la persona natural cuyos datos se tratan.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.

4. Datos que recogemos

Datos de identificación y contacto: nombre, empresa, cargo, correo, teléfono y ciudad.
Información de la solicitud: el servicio de interés y lo que nos cuentas en formularios, chat o WhatsApp.
Datos comerciales y de facturación de clientes y proveedores.
Datos de navegación del sitio, como dirección IP, páginas visitadas y cookies técnicas.

No recogemos datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes a través del sitio web.

5. Finalidades

Responder solicitudes de información, cotizaciones y diagnósticos.
Registrar y gestionar oportunidades comerciales en nuestro CRM y agendar reuniones.
Prestar los servicios contratados, el soporte técnico y la facturación electrónica.
Enviar información comercial sobre nuestros servicios, siempre que el titular lo autorice. El titular puede retirar esta autorización en cualquier momento.
Mejorar el sitio web y la atención, incluido el asistente virtual con inteligencia artificial.
Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

6. Derechos del titular

Como titular tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Pedir prueba de la autorización que diste.
Saber cómo se han usado tus datos.
Revocar la autorización o pedir que se borren tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratis a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

7. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a info@arca-systems.com con el asunto "Datos personales". Incluye tu nombre, tu documento de identidad, qué pides y un medio de respuesta.

Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más con aviso.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más con aviso. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes.

El área responsable de atender estas solicitudes es la Gerencia de Arca Systems.

8. Seguridad y transferencia

Aplicamos medidas técnicas y administrativas para proteger tus datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido. Algunos proveedores tecnológicos (alojamiento, correo, inteligencia artificial) pueden tratar datos como encargados, incluso fuera de Colombia. En esos casos exigimos niveles adecuados de protección, según la ley.

9. Vigencia

Esta política rige desde el 28 de octubre de 2026. Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas o mientras exista un deber legal de conservarlos. Publicaremos cualquier cambio importante en www.arca-systems.com.